Les délais de soumission des requêtes dans le menu "Carrières" varient selon les instruments d’encouragement. Les requérant-e-s doivent soumettre leur requête en ligne via mySNF au plus tard à la date limite respective. Le Secrétariat examine si toutes les requêtes déposées remplissent les exigences et conditions de soumission stipulées dans le règlement des subsides et respectent les règles de l’intégrité scientifique. Dans l’affirmative, le FNS entre en matière sur la requête et la transmet alors au Conseil de la recherche pour évaluation; si tel n’est pas le cas, le FNS n’entre pas en matière sur la requête.
Le Secrétariat du FNS contrôle que les requêtes soumises respectent les règles de l’intégrité scientifique. Il utilise notamment un logiciel de comparaison de texte pour l’analyse des cas de plagiat suspects. Plusieurs universités mettent de tels logiciels à disposition de leurs étudiants et employés. Dans le cas où il suspecte un comportement scientifique inadapté, le FNS interrompt le traitement de la requête jusqu’à ce que le soupçon soit levé par une enquête. Si celui-ci se voit confirmé, le FNS peut prononcer des sanctions (règlement du Conseil de la recherche sur la gestion du comportement incorrect des requérant-e-s et des bénéficiaires de subsides dans le contexte scientifique).
Le Secrétariat du FNS se tient à la disposition des requérant-e-s pour toute question relative aux requêtes, avant et durant le dépôt de la requête. Après réception de la requête ou durant l’examen de celle-ci, le Secrétariat peut prendre contact avec le ou la requérant-e afin de clarifier des questions relatives aux documents fournis. Avant, pendant et après l’évaluation, les requérant-e-s s’engagent à:
- fournir au FNS les renseignements demandés;
- prêter leur concours lorsque la clarification de certains points apparaît nécessaire;
- communiquer toute nouvelle donnée d’importance pour la décision relative à la requête.
Le FNS ne donne au demeurant aucun renseignement aux requérant-e-s concernant leur requête durant l’évaluation, jusqu’à la communication écrite des décisions.
En fonction de l’instrument et selon qu’il s’agit d’une procédure à une ou deux étapes, la décision définitive intervient sous la forme d’une décision officielle, dans un délai de deux à dix mois après la date de remise des requêtes. Le cas échéant, la date à laquelle le projet peut commencer au plus tôt est indiquée lors de la mise au concours.
La procédure de sélection est décrite dans "Procédure de sélection: carrières" (aspects généraux) ainsi que dans les instruments d’encouragement respectifs. Une vue d’ensemble succincte des délais de soumission et de la procédure de sélection figure en outre dans le document "Aperçu des instruments de l’encouragement de carrières".