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Wissenschaftliche Berichte bzw. Erfassung Outputdaten

Es ist dem SNF am Ende der bewilligten Laufzeit des Projektes ein wissenschaftlicher Schlussbericht einzureichen. Er bezieht sich auf die gesamte Dauer des Projekts (Schlussbericht). Die Pflicht, den SNF bereits während der Laufdauer über allfällige Veränderungen bezüglich des Beitrags zu informieren, bleibt jedoch bestehen. Bei Forschungsgruppen ist ein wissenschaftlicher Bericht einzureichen, welcher alle Unterprojekte beinhaltet.

Für einzelne Projekte kann der SNF Zwischenberichte verlangen. Dies wird in den Verfügungen mitgeteilt (siehe Kapitel 1), die entsprechenden Aufforderungen erhalten Sie zur gegebenen Zeit automatisch via mySNF in Form einer E-Mail.

Spätestens 18 Monate nach Projektbeginn sind regelmässig Outputdaten des SNF-Projektes (wissenschaftliche Publikationen, wissenschaftliche Veranstaltungen, Veranstaltungen zum Wissenstransfer, Zusammenarbeiten etc.) zu erfassen. Diese Daten müssen Sie jederzeit, d.h. auch über das Projektende hinaus, via mySNF aktualisieren und ergänzen. Wichtig ist, dass nur Daten erfasst werden, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem geförderten Projekt stehen. Die erhobenen Daten werden vom SNF zu folgenden Zwecken verwendet:

Finanzielle Berichte

Alle Beitragsempfangenden / Projektpartner, welche Gelder in Form von Tranchen erhalten haben, müssen jährlich einen finanziellen Bericht erstellen. Bei kleineren Ausgaben (Reisen) insbesondere bei Projektpartner, können die getätigten Ausgaben auch direkt im Bericht des korrespondierenden Beitragsempfangenden bezahlt und abgerechnet werden. Der finanzielle Bericht und die entsprechenden Belege sollen nach Möglichkeit vollständig in elektronischer Form über mySNF eingereicht werden. Für die Einreichung ist die/der Beitragsempfangende verantwortlich. In der Regel wird der Bericht durch die beitragsverwaltende Stelle (Finanzabteilung, Fondsverwaltung, o.ä.) ihrer/seiner Institution erstellt und in mySNF an die/den Beitragsempfangende/n zur Prüfung übermittelt. Die genauen Abläufe, z.B. zur Übermittlung der Belege, werden institutionsintern von den jeweiligen Beitragsverwaltenden Stellen geregelt.

mySNF

Bei Forschungsgruppen sind die weiteren Beitragsempfangenden / Projektpartner verantwortlich, dass an ihrer Institution ein finanzieller Bericht über die ihnen zugewiesenen Mittel erstellt wird und mitsamt Belegen an die bzw. den korrespondierende/n Beitragsempfangende/n bzw. an deren/dessen beitragsverwaltende Stelle weitergeleitet wird. Dementsprechend verbucht die bzw. der korrespondierende Beitragsempfangende auf ihrem/seinem finanziellen Bericht nur seine Projektausgaben sowie die Mittelüberweisungen an die Projektpartner. Die/der korrespondierende Beitragsempfangende bzw. die beitragsverwaltende Stelle erstellt eine finanzielle Zusammenstellung aller Teil-Projekte und reicht diese nach Prüfung zusammen mit allen Berichten inklusive Belegen beim SNF ein. Diese finanzielle Zusammenstellung ist auch die Basis für die in mySNF einzugebenden Zahlen. Die finanziellen Berichte und Belege sollen nach Möglichkeit vollständig in elektronischer Form über mySNF eingereicht werden.

Zu diesem Zwecke ist es sinnvoll, wenn die weiteren Beitragsempfangenden / Projektpartner ihre Berichte der/dem verantwortlichen Beitragsempfangende/n in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Beitragsempfangende im Ausland (Money Follows Researcher, Auslandpartner Sinergiabeitrag etc.) müssen ebenfalls jährlich einen finanziellen Bericht erstellen. Zu diesem Zwecke ist eine Excel-Liste auszufüllen und mit den entsprechenden Detailbelegen einzureichen. Betreffend Wechselkurse sind die effektiven Umrechnungskurse (Tageskurse) der Überweisungen/Zahlungen anzuwenden, gemäss Überweisungs-/Zahlungsbelegen der Bank usw. Die Umrechnung im finanziellen Bericht (in der Tabelle "Summary calculation pivot in local currency" Pivot Zusammenfassung im Excel-Sheet für Auslandpartner) per Ende Berichtsperiode von lokaler Währung in CHF muss zum Tageskurs des Berichtsendes erfolgen.

Finanzielle Zusammenstellung (Excel, 55 KB)

Rapports scientifiques et saisie des données output

Vous devrez déposer un rapport scientifique au FNS à la fin de la durée accordée au projet. Ce rapport porte sur toute la durée du projet (rapport final). L’obligation d’informer le FNS déjà pendant la durée du subside d’éventuelles modifications concernant le subside reste toutefois maintenue. Les groupes de recherche doivent remettre un rapport scientifique contenant tous les sous-projets.

Pour certains projets, le FNS peut demander des rapports intermédiaires. Ce cas particulier est communiqué dans les décisions (cf. chapitre 1). Vous recevrez en temps utile la demande de rapport automatiquement via mySNF sous forme d’un courrier électronique.

Il convient de saisir régulièrement des données output (publications scientifiques, manifestations scientifiques, manifestations consacrées au transfert de connaissances, collaborations, etc.) issues du projet FNS au plus tard 18 mois après le début du projet. Vous devez actualiser et compléter ces données via mySNF à tout moment, c'est-à-dire même après la fin du projet. Seules les données directement liées au projet soutenu doivent être saisies. Le FNS utilise les données collectées aux fins suivantes :

Rapports financiers

Tous les bénéficiaires de subsides / partenaires de projet qui ont reçu des fonds sous forme de tranches doivent produire un rapport financier chaque année. En ce qui concerne les petites dépenses (voyages), notamment celles des partenaires de projet, elles peuvent être payées et comptabilisées directement dans le rapport de la / du bénéficiaire à qui sont adressées les communications. En règle générale, le rapport est produit par le service de gestion des subsides (département des finances, gestion de fonds, etc.) de son institution et transmis dans mySNF à la ou au bénéficiaire de subsides pour examen. Le déroulement exact, par exemple la transmission des documents, est réglé en interne par les services de gestion des subsides des institutions.

mySNF

Dans le cas des groupes de recherche, les autres bénéficiaires de subsides/ partenaires de projet doivent veiller à ce qu’un rapport financier portant sur les moyens octroyés soit produit par leur institution et que l’ensemble des documents soit transmis à la ou au bénéficiaire à qui sont adressées les communications ou à son service de gestion des subsides. Par conséquent, la ou le bénéficiaire à qui sont adressées les communications saisit dans son rapport financier uniquement ses dépenses pour le projet et les transferts de fonds versés aux partenaires du projet. La ou le bénéficiaire à qui sont adressées les communications ou le service de gestion des subsides produit un tableau financier regroupant tous les projets partiels et remet celui-ci – après vérification – avec l’ensemble des rapports et des documents au FNS. Ce tableau financier sert également de base pour les chiffres qui devront être saisis dans mySNF. Les rapports financiers et les documents correspondants doivent être déposés, dans la mesure du possible, entièrement sous forme électronique via mySNF. A cet effet, il est judicieux que les autres bénéficiaires de subsides / partenaires de projets transmettent une version électronique de leur rapport à la ou au bénéficiaire responsable.

Les bénéficiaires de subsides à l’étranger (Money Follows Researcher, partenaire étranger pour subside Sinergia, etc.) doivent également établir un rapport financier chaque année. Pour ce faire, il faut remplir une liste Excel et la remettre avec les justificatifs détaillés. Pour les versements/paiements, il faut appliquer le taux de change effectif (cours du jour) conformément aux justificatifs bancaires etc. Pour la conversion des dépenses entre les monnaies locales et les francs suisses il faut utiliser le cours du jour correspondant à la fin de la période du rapport financier (dans le tableau croisé dynamique intitulé "Summary calculation pivot in local currency", cf. feuille Excel pour les partenaires étrangers).

​Scientific reports

A final scientific report needs to be submitted at the end of the approved running time of the project. It covers its entire duration (final report). However, the duty to inform the SNSF at any time during the project about any changes affecting the grant remains in place. Research groups have to submit a scientific report which covers all sub-projects.

For individual projects, the SNSF may demand interim reports even after October 2011. This is communicated in the rulings (see chapter 1); in due time, you will receive the corresponding requests automatically in the form of e-mails sent via mySNF.

Grantees must start entering output data on SNSF projects (scientific publications, scientific events, knowledge transfer events, collaborations, etc.) no later than 18 months after starting the project. You have to keep these data updated and complete using mySNF even after the conclusion of the project. Only data that are directly linked to the funded project should be entered.

The SNSF uses these output data for the following purposes:

Financial reports

All grantees / project partners who have received funds in instalments must annually submit a financial report. For minor expenses (travel), particularly in the case of project partners, the actual expenses can also be included in the corresponding grantee's report.

If possible, the financial report and the corresponding receipts should be submitted exclusively in electronic form via mySNF. The grantee is responsible for the submission. The report is generally compiled by the grant administration office (financial department, fund administration or similar entity) of the grantee's institution and transmitted to the grantee for examination via mySNF. The specific processes, e.g. for the transmission of receipts, are defined by the grant administration offices of the individual institutions.

mySNF

In the case of research groups, the other grantees / project partners are responsible for the compilation of a financial report at their institution on the funds allocated to them and for the transmission of this report along with all receipts to the corresponding grantee or to the latter's grant administration office. Hence, the responsible grantee solely enters his/her project costs in his/her financial report along with the instalments transferred to the project partners. The corresponding grantee or the grant administration office compiles a financial overview of all sub-projects, reviews it and submits it along with all reports and receipts to the SNSF. This financial overview also serves as the basis for the figures to be entered in mySNF. If possible, the financial reports and receipts should be submitted exclusively in electronic form via mySNF. For this reason, the other grantees / project partners should make their reports available to the responsible grantee in electronic form.

Grantees abroad (Money Follows Researcher, foreign partners of Sinergia projects, etc) also have to compile an annual financial report. They have to complete the appropriate excel list and submit it with the relevant receipts. With regard to exchange rates: the actual conversion rates (rates of the day) of the transfers/payments are to be applied, in accordance with the transfer/payment receipts of the bank etc. The conversion from local currency to CHF in the financial report (in the table "Summary calculation pivot in local currency" in excel sheet for partners abroad) as of the end of the reporting period must be done using the rate of the day on the final day of the reporting period.