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Beitragsbeginn

Das Projekt muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Datum der Zuspracheverfügung gestartet werden. Auf begründeten schriftlichen Antrag hin, kann der Beitragsbeginn um weitere 12 Monate verschoben werden. Das Beginn-Datum muss zwingend auf den ersten Tag eines Monats fallen und kann in der Regel nicht früher als das in der Verfügung festgelegte Datum gewählt werden. Als die bzw. der korrespondierende Beitragsempfangende teilen Sie dem SNF das Beginn-Datum bei der Beitragsfreigabe übemit. Der SNF bestätigt die Eröffnung des Beitrages anlässlich der Freigabe der ersten Tranche.

Freigabe der Mittel

Als die bzw. der korrespondierende Beitragsempfangende beantragen Sie die Freigabe der bewilligten Mittel sowie die jeweiligen Auszahlungen der Jahrestranchen via mySNF. Die Mittel werden in Jahrestranchen gemäss Verfügung ausbezahlt. Vor der Freigabe des Beitrags müssen Sie ein sog. Lay summary in einer der Landessprachen einreichen, welches auf der Forschungsdatenbank des SNF publiziert wird. Ebenso müssen die eventuell nötigen Bewilligungen (für Tierversuche, Versuche an Menschen, etc.) sowie alle nachzuliefernden Dokumente über mySNF eingereicht sein. Diese Dokumente können unter "Antrag auf Beitragsfreigabe" unter "Sonstige Beilagendokumente" hochgeladen werden. Zusätzlich müssen die eventuell in der Verfügung genannten Bedingungen erfüllt sein. Sollte Ihr Beitrag nicht durch eine offizielle Beitragsverwaltende Stelle (siehe Anhang 9 des Allgemeinen Ausführungsreglements zum Beitragsreglement) verwaltet werden, so muss die Verwaltung von der Beitragsempfängerin oder dem Beitragsempfänger selber oder von einer anderen Stelle wahrgenommen werden, welche diese treuhänderische Funktion übernimmt. In diesen Fällen regelt der SNF die Verwaltungs-, Kontroll- und Sorgfaltspflichten mit Ihnen in einer schriftlichen Vereinbarung.

Für die folgenden Jahre müssen Sie die Auszahlung der Tranchen via mySNF beantragen. Die Auszahlung kann in der Regel frühestens einen Monat vor dem Beginn des entsprechenden Beitragsjahres beantragt werden.

Überweisung von Mitteln an weitere Beitragsempfangende / Projektpartner

Grundsätzlich können Gelder nur an Forschende überwiesen werden, welche auch in der Verfügung als Beitragsempfangende oder Projektpartner aufgeführt sind. Diese eröffnen gegebenenfalls ein projektspezifisches Konto bei ihrer Institution (in der Regel bei ihrer beitragsverwaltenden Stelle).

Mittelanweisungen an alle beteiligten Beitragsempfangenden oder Projektpartner sind mehrwertsteuerfrei. Dabei ist zu beachten, dass die Mittel aus mehrwertsteuerrechtlichen Gründen nicht mittels Rechnung, sondern ausschliesslich durch ein Auszahlungsgesuch abgerufen werden sollen. Die Überweisungen erfolgen durch die korrespondierenden Beitragsempfangenden.

Anstellungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Neuanstellungen, Personalwechsel, Lohnanpassungen sowie Verlängerungen der Beitragsdauer bedürfen der Zustimmung des SNF. Sie müssen ihm vorgängig über mySNF per "Meldungen/Anträge" beantragt werden. Sie finden die webbasierten Formulare auf mySNF, indem Sie das betreffende Projekt anwählen und den entsprechenden Bereich anklicken. Die Meldungen/Anträge liegen in der Verantwortung der/des korrespondierenden Beitragsempfangenden, können aber zur administrativen Entlastung an Dritte delegiert werden (siehe Kapitel 10). Bereits vor der Beitragsfreigabe können bei bewilligten Projekten die Anstellungen online gemeldet werden. Dabei können die Daten aus dem Gesuch oder von allfälligen Vorläufer-Projekten zur vereinfachten Eingabe direkt übernommen werden.

Arbeitsverhältnisse sind durch die Institution der Beitragsempfangenden mittels eines Vertrages schriftlich zu regeln. Die Institutionen sind verantwortlich, dass die gesetzlichen arbeits- und sozialversicherungstechnischen Bestimmungen eingehalten werden. Der SNF legt für die verschiedenen Kategorien von Mitarbeitenden verbindliche Lohnansätze (Bandbreiten) und Normen fest (siehe Anhang 12 des Allgemeinen Ausführungsreglements zum Beitragsreglement). Insbesondere sind die Bestimmungen für die Beschäftigung von Mitarbeitenden gemäss Ziffer 7.1 – 7.6 des Allgemeinen Ausführungsreglements zum Beitragsreglement zu beachten.

Début du subside

Le projet doit commencer dans les 12 mois suivant la date de la décision d'octroi. Sur demande écrite motivée, le début du subside peut être encore reporté de 12 mois. La date de début est obligatoirement le premier jour d’un mois et ne peut en général pas tomber plus tôt que la date indiquée dans la décision. En tant que bénéficiaire à qui sont adressées les communications, vous devez communiquer au FNS la date de début au moment du déblocage des subsides sur mySNF. Le FNS confirme le déblocage du subside en versant la première tranche.

Déblocage des moyens

En tant que bénéficiaire à qui sont adressées les communications, vous demandez au FNS le déblocage des moyens octroyés et les versements des tranches annuelles via mySNF. Les fonds sont versés par tranches annuelles conformément à la décision. Avant le déblocage des subsides, vous devez déposer un lay summary rédigé dans l’une des langues nationales. Celui-ci sera publié sur la banque de données de recherche du FNS. Les éventuelles autorisations nécessaires (pour des expérimentations animales, des essais sur l’être humain, etc.) ainsi que tous les documents à fournir doivent également être déposés sur mySNF. Ces documents peuvent être téléchargés à la rubrique "Demande de déblocage de subside" sous "Autres annexes". Les éventuelles conditions précisées dans la décision doivent par ailleurs être remplies. Si votre subside n'est pas géré par un service de gestion officiel (cf. annexe 9 du règlement d'exécution général relatif au règlement des subsides), la gestion doit en être assurée par les bénéficiaires eux-mêmes ou par un autre service qui endosse cette fonction fiduciaire. Dans ces cas-là, le FNS fixe avec eux les obligations de gestion, de contrôle et de diligence dans une convention écrite.

Versement de fonds à d’autres bénéficiaires de subsides/ partenaires de projet

En principe, les fonds ne peuvent être versés qu’aux chercheuses et chercheurs qui ont été désignés comme bénéficiaires de subsides ou partenaires de projet dans la décision. Ceux-ci ouvrent alors un compte spécifique pour le projet auprès de leur institution (en général auprès de leur service de gestion de subsides).

Les ordres de paiement adressés à tous les bénéficiaires de subsides ou partenaires de projets sont exonérés de la TVA. Pour des raisons liées au droit régissant la TVA, il faut toutefois veiller à ce que les fonds ne soient pas retirés au moyen d’une facture, mais uniquement par une demande de versement. Les virements sont effectués par les bénéficiaires à qui sont adressées les communications.

Engagement de collaboratrices et de collaborateurs

L’engagement de nouveaux collaborateurs, les mutations de personnel, les ajustements de salaire et les prolongations de la durée des subsides nécessitent l’approbation du FNS. Les demandes doivent être déposées au préalable sur mySNF par le biais du formulaire "Annonces/demandes". Pour trouver les formulaires en ligne sur mySNF, sélectionnez le projet concerné et cliquez sur le champ correspondant. La responsabilité des annonces/demandes est du ressort du ou de la bénéficiaire à qui les communications sont adressées, mais elle/il peut se décharger de cette tâche administrative en la déléguant à des tiers (voir chapitre 10). Si le projet est approuvé, il est possible de signaler les embauches directement en ligne, avant même de faire la demande de déblocage de subsides. Ce procédé permet de reprendre directement les informations liées à la requête ou à tout autre projet précédent, ce qui facilite la démarche.

L’institution des bénéficiaires de subsides est chargée de régler les rapports de travail au moyen d’un contrat écrit. Les institutions doivent veiller à ce que toutes les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de droit du travail soient respectées. Le FNS définit des normes et des barèmes obligatoires pour les salaires (fourchettes) des différentes catégories de collaborateurs (cf. annexe 12 du règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides). Doivent notamment être prises en considération les directives concernant l’emploi de collaboratrices/teurs conformément aux chiffres 7.1 – 7.6 du règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides.

Start of funding

The project must start no later than 12 months after the date of the approval letter. The start of the grant can be postponed for a further 12 months in response to a written request giving reasons. The starting date must fall on the first day of a month and must normally not be earlier than the date stated in the ruling. The corresponding grantee informs the SNSF about the starting date when requesting the release of funds via mySNF. The SNSF confirms the opening of the grant when the first instalment is transferred.

Release of funds

The corresponding grantee requests the release of the approved funds and the payment of every annual instalment via mySNF. The funds are paid in annual instalments in accordance with the ruling. Prior to the release of funds, you must submit a lay summary in one of the national languages of Switzerland. The lay summary will be published in the SNSF's Research database. Furthermore, all necessary authorisations (for animal testing, tests on humans, etc.) and additional documents must have been submitted via mySNF. These documents can be uploaded under "Request for release of funds" under "Other annexes". In addition, any conditions stated in the ruling must be met. If your grant is not administered by an official grant administration office (see Annex 9 of the General implementation regulations for the Funding Regulations), it should be administered by the grantee or by another office that assumes this fiduciary role. In such cases the SNSF defines the administration, monitoring and due diligence duties with you in a written agreement.

For the following years, you must request the payment of instalments via mySNF. As a rule, the payment can be requested no earlier than 1 month before the start of the next funding year.

Transferring funds to other grantees / project partners

Funds may only be transferred to researchers who are listed as other grantees or project partners in the ruling. Such grantees may open a project-specific account with their institution, if needed (generally with the grant administration office).

Funds transfers to all involved grantees or project partners are exempt from value-added tax. With regard to value-added tax legislation, it is important that the funds are not requested via an invoice, but exclusively via a payment request. The corresponding grantee needs to make the payment.

Employment of staff

Any new appointments, staff turnover, salary adjustments or extensions of the funding period are subject to approval by the SNSF. A corresponding request must be placed with the SNSF in advance via "Messages/Requests" in mySNF. You will find the web-based forms on mySNF if you select the project in question and click on the relevant section. Messages/Requests are the responsibility of the corresponding applicant. However, in order to reduce his/her administration workload, they may be delegated to third parties (see chapter 10). For approved projects, employees can be registered online prior to the release of funds. This process can be simplified by copying data directly from the application or from any previous projects.

Employment relationships must be regulated by the grantees' institution by means of a written contract. The institutions are responsible for compliance with the statutory labour and social insurance provisions. The SNSF specifies binding salary brackets and norms for different staff categories (see Annex 12 of the General implementation regulations for the Funding Regulations). In particular, the provisions concerning the engagement of staff pursuant to Clause 7.1 – 7.6 of the General implementation regulations for the Funding Regulations must be complied with.