Die Gesuche können zu den für das Karriereinstrument möglichen Stichtagen eingereicht werden. Bei den Postdoc.Mobility und Doc.CH ist die Gesucheingabe zweimal, bei Ambizione, PRIMA und Eccellenza einmal pro Jahr möglich.
Die Gesuche sind in elektronischer Form über die Plattform mySNF bei der Geschäftsstelle des SNF einzureichen ( > How To) und mit Ausnahme der meisten Disziplinen in den Geistes- und Sozialwissenschaften in englischer Sprache zu verfassen. In den Disziplinen, in denen Englisch nicht Pflicht ist, kann zwischen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch gewählt werden. Die gewählte Sprache sollte sich in diesen Disziplinen daran orientieren, in welchen Sprachen zum jeweiligen Forschungsthema häufig veröffentlicht wird; dies erleichtert die Suche nach externen Gutachtenden. Die Sprache der Eingabemaske bzw. Benutzeroberfläche in mySNF kann frei gewählt werden (Deutsch, Französisch oder Englisch). Die Plattform mySNF wird rund drei Monate vor dem jeweiligen Stichtag der Gesuchseinreichung für die Eingabe geöffnet.
Die Geschäftsstelle prüft bei allen eingehenden Gesuchen,
- ob sie die formalen Anforderungen erfüllen,
- ob die persönlichen Voraussetzungen gegeben sind sowie
- ob das Gesuch gegen die Regeln der wissenschaftlichen Integrität verstösst.
Erfüllt das Gesuch sämtliche Anforderungen und Voraussetzungen gemäss instrumentenspezifischen Reglementen und Beitragsreglement, so tritt der SNF darauf ein und es wird zur Begutachtung an den Forschungsrat weitergegeben. Sind diese nicht erfüllt, so tritt der SNF nicht auf das Gesuch ein.
Besteht Verdacht auf wissenschaftliches Fehlverhalten, so wird die Gesuchbehandlung sistiert, bis der Verdacht durch eine Untersuchung geklärt ist. Bestätigt sich dieser, so kann der SNF Sanktionen aussprechen ( > Reglement über den Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten).
Die Auswahl bezüglich der Disziplin bzw. Teildisziplin sowie der Schlagworte ist massgebend dafür, welchem Fachgremium des Forschungsrats das Gesuch zugeordnet wird.
Vor und während der Gesuchseinreichung steht die Geschäftsstelle des SNF den Gesuchstellenden für Fragen und Auskünfte bezüglich der Gesuche zur Verfügung. Während der Prüfung der Gesuche sind die Gesuchstellenden verpflichtet, dem SNF Fragen betreffend ihrer Gesuchsunterlagen zu beantworten und an Tatsachenabklärungen mitzuwirken. Der SNF erteilt den Gesuchstellenden während der Begutachtung der Gesuche bis zur schriftlichen Kommunikation der abschliessenden Entscheide jedoch keine Auskünfte bezüglich ihrer Gesuche.