Délibération au sein des organes spécialisés et décision provisoire
Dans le cadre des quatre à six séances annuelles consacrées au traitement des requêtes par les organes spécialisés, les rapporteuses et les rapporteurs exposent les requêtes qui leur ont été attribuées, présentent les expertises externes et justifient une nouvelle fois leurs propres recommandations. Les co-rapporteuses et les co-rapporteurs fournissent également leur évaluation. La requête est ensuite comparée aux autres requêtes. Pour finir, l’organe délibère sur chacune des requêtes avec pour objet le classement définitif des requêtes dans l’une des six catégories et la décision de l’approbation (avec proposition de financement) ou du rejet.
Lors des dernières séances portant sur une requête, l’organe spécialisé présente une vue d’ensemble de toutes les requêtes en indiquant leur catégorie d’évaluation et le montant de la décision de financement provisoire. Le budget définitif disponible est alors distribué aux requêtes les mieux évaluées, le financement étant éventuellement revu à la baisse principalement pour les projets approuvés ayant été moins bien évalués. L’organe veille cependant toujours à ce que les projets approuvés restent faisables. Cette dernière séance a pour résultat l’établissement d’une liste adoptée indiquant les approbations (financement inclus) et les rejets provisoires, laquelle est soumise à la présidence du Conseil de la recherche pour approbation.
Décision définitive de la présidence du Conseil de la recherche
La présidence du Conseil de la recherche approuve les décisions provisoires des divisions et des comités spécialisés. Elle siège une dizaine de fois par année. Tous les membres de la présidence reçoivent la liste contenant les décisions provisoires prises par les organes spécialisés avant la séance. La présidence vote en bloc l’approbation des décisions provisoires pour chaque division ou chaque comité spécialisé. Si les décisions provisoires sont ratifiées, elles deviennent ainsi définitives ; si elles ne sont pas acceptées, elles sont renvoyées au comité correspondant pour réévaluation.
L’approbation des décisions par la présidence du Conseil de la recherche sert notamment à garantir la bonne application de la procédure de sélection. En conséquence, seules les requêtes soupçonnées de ne pas avoir été traitées selon la procédure ou pour lesquelles il y a eu un précédent font l’objet d’une discussion au sein de la présidence.