Infrastrukturnutzung

Abrechnung der Kosten für die Nutzung von hochschulinternen Infrastrukturen

Situation

Das neue Beitragsreglement des SNF vom 27. Februar 2015 erlaubt die Anrechnung von "direkten Kosten für die mit der Durchführung des Forschungsvorhabens zusammenhängende Benutzung der Infrastrukturen" (BR Art. 28) in SNF Beiträgen.

Im Ausführungsreglement ist dazu in den Artikeln 2.12 (Sachkosten: Rechenzeit und Daten) sowie 2.15 (Direkte Kosten für die Benutzung von Infrastrukturen) zusätzlich definiert, dass "Kostenanteile welche zu den allgemeinen Kosten für Wartung und Pflege von Infrastrukturen gehören" nicht anrechenbar sind.

Der SNF verfolgt bei der Umsetzung der neuen Bestimmungen folgende Ziele:

  • Eine partnerschaftliche Umsetzung mit den Institutionen, welche der langjährigen Zusammenarbeit bei der Verwaltung der SNF-Beiträgen entspricht;
  • Eine Umsetzung, welche möglichst kompatibel mit den Anforderungen in den europäischen Forschungsprogrammen ist;
  • Eine Umsetzung, deren administrativer Aufwand sich auf allen Seiten in Grenzen hält.

Prinzip der Umsetzung

  • 1. Jede Rechnung für die Benutzung von Forschungsinfrastrukturen, die einem SNF-Beitrag belastet wird, enthält einen Anhang, welcher den verrechneten Tarif bezüglich der eingerechneten Kosten plausibilisiert.
  • 2. Grosse Infrastrukturen (core facilities) erstellen zusätzlich eine umfassende Kostenzusammenstellung in den vom SNF vorgegebenen Kostenkategorien. Diese Kostenrechnung wird beim SNF hinterlegt und bei Bedarf bzw. bei Änderungen aktualisiert.

Anrechenbare Infrastrukturkosten

Infrastrukturen im Sinne der vorliegenden Regelung sind Einheiten innerhalb der Hochschule, welche Dienstleistungen erbringen, die für die Durchführung eines Forschungsprojektes notwendig sind, aber nicht zur Grundausstattung und zum üblichen Betrieb einer wissenschaftlichen Einrichtung gehören.

Zum üblichen Betrieb gehören namentlich Dienstleistungen in den Bereichen Administration, Technologietransfer, Schnittstelle zu Ethikkommissionen, allgemeine Informatik, Kommunikation, Personalwesen, Finanzwesen, Immobilienmanagement, Material- und Logistikdienstleistungen etc.

Werkstättenund Tierhaltungen können nur jene Aspekte ihrer Dienstleistungen abrechnen, welche direkt den Forschungsprojekten dienen. Bei den Labortierhaltungen sind insbesondere die Haltung und Zucht der regulären, experiment-unabhängigen Tierstämme dem üblichen Betrieb zuzuordnen und somit nicht anrechenbar. Hingegen können zusätzliche Leistungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Versuchen über SNF-Beiträge abgerechnet werden.

Kostenkategorien

Sowohl die Plausibilisierung der Tarife im Anhang der Rechnung, als auch die Kostenrechnung der core facilities teilen die Kosten in folgende Kategorien ein.

KostenkategorienBemerkungen
Direkte Kosten für die Benutzung (anrechenbar)
Saläre und Sozialkosten Personal zur Benutzung der GerätschaftDeckt die Aufwände die direkt mit der Prozessierung des Forschungsgegenstands verbunden sind.
Verbrauchsmaterial
Chemikalien
EnergiekostenNur bei Gerätschaften mit signifikanten, deutlich über den Grundbedarf hinausgehenden variablen Energiekosten.
Anschaffungskosten von Geräten mit Nutzungsdauern ≤ 4 JahrenNur wenn diese auch im Rahmen von SNF Beiträgen angeschafft werden könnten (≤50‘000.- pro SNF Projekt)
Andere direkte Benutzungskosten
Direkte Kosten für die Bereitstellung (nicht anrechenbar)
Saläre und Sozialkosten Personal zum Unterhalt der Gerätschaft
Wartungsverträge, Reparaturkosten
Abschreibung von Forschungsgeräten
Andere direkt der Infrastruktur zuordenbare Kosten
Indirekte Kosten (nicht anrechenbar)
Administration, Facility Management
Wartungs- und Unterhaltkosten
Andere Gemeinkosten
Andere buchhalterische Kosten und Overhead
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Wartung, Unterhalt, Abschreibungen

Wartung und Unterhalt sind nicht anrechenbar. Wartung und Unterhalt bezeichnet alle technischen und administrativen Massnahmen, welche dem Erhalt der Funktionsfähigkeit eines Gerätes/einer Infrastruktur oder der Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit dienen. Dazu gehören auch Kosten für Serviceverträge, Reparaturkosten, aber auch die allgemeine Administration, das Management und Saläre (bzw. Saläranteile) von Personal, welches ein Gerät / eine Infrastruktur unterhält. Die Abschreibung von Forschungsgeräten zählt nicht zu den direkten Forschungskosten und ist in SNF-Gesuchen nicht anrechenbar.

Kleingerät mit Nutzungsdauer ≤ 4 Jahren

Kleingeräte mit einer Nutzungsdauer unter vier Jahren, die an der Grenze zwischen Verbrauchsmaterial und Gerät anzusiedeln sind und die auch im Rahmen von individuellen SNF-Beiträgen angeschafft werden könnten, dürfen in den direkten Kosten angerechnet werden. Einem SNF-Beitrag dürfen dabei über seine Laufdauer bis zu CHF 50‘000.- belastet werden. Beispiele solcher Kleingeräte sind Nodes in High-Performance-Computing-Zentren.

Abgrenzung Personalaufwände für die Benutzung und die Bereitschaft

In vielen Fällen ist das gleiche Personal für die direkte Nutzung der Geräte (Kosten anrechenbar), deren Unterhalt (Kosten nicht anrechenbar) und evtl. deren Administration (Kosten nicht anrechenbar) zuständig. Die Aufteilung der Salärkosten auf Benutzung, Unterhalt und indirekte Kosten wird vom Facility Manager nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommen. Eine Kontrolle seitens des SNF ist über den Vergleich ähnlicher Leistungen an verschiedenen Hochschulen möglich.

Abgrenzung zwischen grossen Infrastrukturen (core facilities) und anderen Infrastrukturen

Als grosse Infrastrukturen gelten die offiziellen core facilities einer Hochschule. Der SNF überlässt es in einer ersten Phase den Hochschulen, darüber hinaus weitere Infrastrukturen zu definieren, welche ebenfalls eine umfassende Kostenzusammenstellung vornehmen müssen. Die Hochschule meldet dem SNF die als „grosse Infrastrukturen“ definierten facilities. Grosse Infrastrukturen müssen zusätzlich zur Kostenaufschlüsselung, die den einzelnen Rechnungen zuhanden von SNF-Beiträgen beizulegen sind, beim SNF eine umfassende Kostenzusammenstellung in den vom SNF vorgegebenen Kostenkategorien hinterlegen (siehe Beispiel).

Tarife

Dem SNF-Beitrag kann höchstens der Tarif angerechnet werden, welcher sich aus der Abrechnung der direkten Kosten ergibt. Sind auf einer Rechnung Rabatte eingerechnet, dürfen dem SNF-Beitrag nur die effektiv zu bezahlenden Kosten belastet werden.

Leistungen für Forschende in verschiedenen Rollen und für andere Forschende ausserhalb der Heiminstitution einer Infrastruktur

Die Regelungen des SNF gelten für alle Leistungen, die im Rahmen eines vom SNF unterstützten Projektes erbracht werden. Dies schliesst Gesuchstellende und Projektpartner mit ein und gilt auch für Leistungen im Rahmen eines Subcontractings. Sie gelten auch, wenn facilities Aufträge für Forschende an anderen Institutionen im Rahmen von vom SNF unterstützten Projekten ausführen.

Vorgaben und Kontrollen seitens des SNF

Die Hochschulen und der SNF arbeiten in Bezug auf die Verwaltung der Forschungsbeiträge eng zusammen. Der SNF verzichtet vorläufig auf vertiefte Kontrollen der von den Infrastrukturen ausgewiesenen Kosten. Hingegen können die Hochschulen eigene Audits (die z.B. durch die EU-Forschungsförderung notwendig werden) zur Dokumentation der Kosten beiziehen. Der Vergleich ähnlicher Leistungen an verschiedenen Hochschulen ermöglicht dem SNF eine gewisse Kostenkontrolle. Bei Unklarheiten lässt sich der SNF die Kosten plausibilisieren.

Einführung, Testphase

Der SNF kann mit der Einführung des neuen Beitragsreglements die projektbezogenen direkten Kosten zur Nutzung von Forschungsinfrastrukturen übernehmen. Im Interesse einer problemlosen Verwaltung der Beiträge sollen die Hochschulen und die betroffenen Infrastrukturen im ersten Quartal 2017.

  • die grossen facilities melden und für diese die Kostenaufschlüsselung mit den Tarifen vorlegen und
  • die Vorgaben bezüglich der Rechnungsbeilagen umsetzen.

Der SNF behandelt das Jahr 2017 als Einführungs- und Testphase. Er wird beobachten, wie sich die neue Praxis in den Hochschulen und im SNF bewährt und wie sich die den SNF-Beiträgen belasteten Kosten entwickeln. Er wird nach Ablauf der Einführungsphase ggf. Änderungen vornehmen. Der SNF ist diesbezüglich dankbar für Rückmeldungen von Forschenden und Hochschulen.

Beispiel eines Rechnungsanhangs

Rechnungsanhang für die Abrechnung der Kosten für die Benutzung eines Rasterelektronenmikroskops. Auf der Rechnung zulasten des SNF-Beitrages werden CHF 49.- pro Benutzungsstunde verrechnet.

Kostenaufstellung für die Benutzung des Rasterelektronenmikroskops, Abteilung x, Uni y
Anhang zu Rechnung vom ...
Saläre und Sozialkosten Personal zur Benutzung der Gerätschaft30.- / Benutzungsstunde
Verbrauchsmaterial19.- / Benutzungsstunde
Chemikalien
Energiekosten
Anschaffungskosten von Geräten mit Nutzungsdauern ≤ 4 Jahren
Andere direkte Benutzungskosten
Total Kosten 49.- / Benutzungsstunde

Wichtig: Der Rechnungsanhang muss die Dienstleistung und die Forschungsinfrastruktur klar benennen.