Infrastrukturnutzung

Abrechnung der Kosten für die Nutzung von hochschulinternen Infrastrukturen

Situation

Zentrale Infrastrukturen werden in der Forschung immer wichtiger. Der SNF will den Beitragsempfangenden ermöglichen, die für ihr Forschungsprojekt nötigen Infrastrukturen zu nutzen. Das Beitragsreglement des SNF erlaubt jedoch lediglich die Anrechnung von "direkten Kosten für die mit der Durchführung des Forschungsvorhabens zusammenhängende Benutzung der Infrastrukturen" (BR Art. 28) in SNF Beiträgen.

Im Ausführungsreglement ist dazu in den Artikeln 2.12 (Sachkosten: Rechenzeit und Daten) sowie 2.15 (Direkte Kosten für die Benutzung von Infrastrukturen) zusätzlich definiert, dass "Kostenanteile welche zu den allgemeinen Kosten für Wartung und Pflege von Infrastrukturen gehören" nicht anrechenbar sind.

Um zwischen anrechenbaren und nicht anrechenbaren Kosten unterscheiden zu können, müssen Forschungsinfrastrukturen, die Leistungen in Rechnung stellen, zukünftig ausweisen, wie sich die den Forschungsprojekten belasteten Kosten zusammensetzen.

Definition von Infrastrukturen

Infrastrukturen im Sinne des SNF Beitragsreglements sind Einheiten innerhalb einer Forschungsinstitution, welche Dienstleistungen erbringen, die für die Durchführung eines Forschungsprojektes notwendig sind, aber nicht zur Grundausstattung und zum üblichen Betrieb einer akademischen Einrichtung gehören. Zum üblichen Betrieb gehören Dienstleistungen in den Bereichen Administration, Technologietransfer, Schnittstelle Ethikkommissionen, allgemeine Informatik, Kommunikation, Human Ressources, Finanzwesen, Immobilienmanagement, Material- und Logistikdienstleistungen etc. Kosten für solche Leistungen dürfen den SNF-Beiträgen nicht belastet werden.

Tarife

Dem SNF-Beitrag dürfen nur die internen Tarife, abzüglich allfälliger Rabatte verrechnet werden.

Kostenkategorien

Sowohl die Plausibilisierung der Tarife im Anhang der Rechnung, als auch die Kostenrechnung der core facilities teilen die Kosten in folgende Kategorien ein.

KostenkategorienBemerkungen
Direkte Kosten der projektbezogenen Nutzung (anrechenbar)
Saläre und Sozialkosten des technischen Personals Für Leistungen, die für die Benutzung der Infrastruktur erbracht werden und die direkt mit der Prozessierung des Forschungsgegenstandes verbunden sind.
Verbrauchsmaterial
Chemikalien
EnergiekostenNur bei signifikant über den Grundbedarf liegenden variablen Energiekosten.
Anschaffungskosten von Geräten mit Nutzungsdauern ≤ 4 JahrenNur wenn diese auch im Rahmen von SNF Beiträgen angeschafft werden könnten (≤50‘000.- pro SNF Projekt)
Andere direkte BenutzungskostenDiese Kosten sind detailliert zu begründen
Direkte Kosten für die Bereitstellung (nicht anrechenbar)
Saläre und Sozialkosten technischen Personals zum Unterhalt der Gerätschaft
Wartungsverträge, Reparaturkosten
Abschreibung von Forschungsgeräten
Andere direkt der Infrastruktur zuzuordnende Kosten
Indirekte Kosten (nicht anrechenbar)
Administration, Facility Management
Wartungs- und Unterhaltkosten
Andere Gemeinkosten
Andere buchhalterische Kosten und Overhead
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Kleingerät mit Nutzungsdauer ≤ 4 Jahren

Es gibt zentral verwaltete aber für ein spezifisches Forschungsprojekt eingesetzte Kleingeräte mit Nutzungsdauern unter vier Jahren, die aufgrund dieser beschränkten Nutzungsdauer an der Grenze zwischen Verbrauchsmaterial und Gerät anzusiedeln sind. Falls diese Kleingeräte auch im Rahmen von individuellen SNF-Beiträgen angeschafft werden könnten (bis max. CHF 50'000), dann dürfen die Gerätekosten den SNF-Beiträgen von der verwaltenden Infrastruktureinheit als projektbezogene Infrastruktur-Kosten belastet werden. Ein Beispiel solcher Kleingeräte sind Nodes in High-Performance-Computing-Zentren.

Abgrenzung Personalaufwände für die Benutzung und die Bereitschaft

In vielen Fällen werden die projektbezogene Benutzung der Geräte (anrechenbar) und deren Unterhalt und Administration (beide nicht anrechenbar) von den gleichen Personen vorgenommen. In solchen Fällen nimmt die für die betreffende Infrastruktur verantwortliche Person eine Aufteilung der Salärkosten auf diese drei Kategorien vor. Der SNF kann diese Aufteilung durch den Vergleich ähnlicher Leistungen an verschiedenen Hochschulen plausibilisieren.

Werkstätten und Tierhaltungen

Werkstätten und Tierhaltungen können nur direkt projektbezogene Dienstleistungen abrechnen. Bei den Labortierhaltungen sind insbesondere die Haltung und Zucht der regulären, experiment-unabhängigen Tierstämme dem üblichen Betrieb zuzuordnen und somit nicht anrechenbar.

Nutzung von Infrastrukturen ausserhalb der Heiminstitution

Diese Regelung gilt auch für die Verrechnung von Leistungen, die von Infrastruktureinheiten ausserhalb der Heiminstitution erbracht werden.

Einführung, Testphase

Das Jahr 2018 gilt als Testphase. Der SNF wird beobachten, wie sich die neue Praxis in den Hochschulen und im SNF bewährt und wie sich die den SNF-Beiträgen belasteten Kosten entwickeln.

Beispiel eines Rechnungsanhangs

Rechnungsanhang für die Abrechnung der Kosten für die Benutzung eines Rasterelektronenmikroskops. Auf der Rechnung zulasten des SNF-Beitrages werden CHF 49.- pro Benutzungsstunde verrechnet.

Kostenaufstellung für die Benutzung des Rasterelektronenmikroskops, Abteilung x, Uni y
Anhang zu Rechnung vom ...
Saläre und Sozialkosten Personal zur Benutzung der Gerätschaft30.- / Benutzungsstunde
Verbrauchsmaterial19.- / Benutzungsstunde
Chemikalien
Energiekosten
Anschaffungskosten von Geräten mit Nutzungsdauern ≤ 4 Jahren
Andere direkte Benutzungskosten
Total Kosten 49.- / Benutzungsstunde

Wichtig: Der Rechnungsanhang muss die Dienstleistung und die Forschungsinfrastruktur klar benennen.