Imputation des coûts relatifs à l’utilisation des infrastructures internes des hautes écoles

Imputation des coûts relatifs à l’utilisation des infrastructures internes des hautes écoles

Situation

Les infrastructures centrales occupent une place de plus en plus importante dans la recherche. Le FNS souhaite permettre aux bénéficiaires de subsides d’utiliser les infrastructures nécessaires pour mener à bien leur projet de recherche. Le règlement des subsides du Fonds national suisse autorise toutefois simplement à imputer aux subsides du FNS des "coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures liés à la réalisation du projet de recherche" (art. 28 RS).

Les articles 2.12 (Frais d’exploitation : temps de traitement et données) et 2.15 (Coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures) du règlement d’exécution général relatif au RS stipulent par ailleurs que les "coûts généraux liés à la maintenance et à l’entretien des infrastructures" ne sont pas imputables.

Afin de pouvoir établir une distinction entre coûts imputables et non imputables, les infrastructures de recherche qui facturent les prestations devront à l’avenir détailler la composition des coûts imputés aux projets de recherche.

Définition des infrastructures

  • Au sens du règlement des subsides du FNS, les infrastructures sont des unités internes à une institution de recherche qui fournissent des prestations de services nécessaires à la réalisation d’un projet de recherche mais ne relevant pas de l’équipement de base et du fonctionnement habituel d’un établissement académique. Sont considérées relever du fonctionnement habituel d’une installation de recherche les prestations de services dans les domaines de l’administration, du transfert de technologie, de l’interface avec les commissions d’éthique, des services informatiques généraux, de la communication, des ressources humaines, de la finance, de la gestion immobilière, du matériel et des services logistiques, etc. Les coûts pour de telles prestations ne peuvent pas être imputés aux subsides du FNS.


Principe de la mise en œuvre

La mise en œuvre de ces dispositions réglementaires doit induire une charge administrative aussi faible que possible, tenir compte de la collaboration fructueuse à long terme entre les hautes écoles et le FNS dans le cadre de la gestion des subsides et répondre autant que possible aux exigences des programmes de recherche européens.

  • Chaque facture liée à l’utilisation d’infrastructures de recherche imputée à un subside du FNS doit être accompagnée d’un document annexe présentant la prestation concrète et attestant de la plausibilité du tarif facturé.
  • Les infrastructures principales fréquemment utilisées (core facilities) doivent de plus établir un récapitulatif détaillé de leurs tarifs en ventilant les coûts en fonction des catégories définies par le FNS (voir exemple). Ce récapitulatif détaillé contient non seulement les coûts directement liés au projet (imputables) mais aussi les coûts non imputables. Il est archivé au FNS et publié sur Internet ou joint à chaque facture.

Les factures liées à l’utilisation d’infrastructures ne présentant pas ces informations seront refusées.

Tarifs

Seuls les tarifs internes peuvent être imputés aux subsides du FNS, déduction faite des éventuels rabais.

Catégories de coûts

Dans l’annexe documentant la plausibilité des tarifs jointe aux factures comme dans le récapitulatif détaillé des installations principales, les coûts doivent être ventilés en fonction des catégories suivantes.

Catégories de coûtsRemarques
Coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures liée au projet (imputables)
Salaires et charges sociales du personnel techniquePour les prestations qui sont fournies pour l’utilisation de l’infrastructure et qui sont directement liées au traitement de l’objet de la recherche
Consommables
Produits chimiques
Coûts énergétiquesUniquement en cas de coûts énergétiques variables dépassant significativement le niveau habituel
Coûts d’acquisition des appareils avec une durée d’utilisation ≤ 4 ansUniquement lorsque ceux-ci ont pu être acquis dans le cadre de subsides du FNS (≤ 50 000 francs par projet FNS)
Autres coûts directs d’utilisationCes coûts doivent être justifiés de manière détaillée.
Coûts directs liés à la mise à disposition des infrastructures (non imputables)
Salaires et charges sociales du personnel technique pour entretenir les équipements
Contrats de maintenance, frais de réparation
Amortissement des appareils de recherche
Autres coûts directement liés aux infrastructures
Coûts indirects (non imputables)
Frais d’administration et de gestion
Frais d’entretien de l’installation
Autres frais généraux
Autres frais comptables et overhead
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Petits appareils d’une durée d’utilisation ≤ 4 ans


Il existe des petits appareils d’une durée d’utilisation inférieure à quatre ans qui sont gérés de manière centralisée mais utilisés pour un projet de recherche spécifique. Compte tenu de leur durée d’utilisation limitée, ils sont classés entre les consommables et les équipements. Si l’acquisition de ces petits appareils peut avoir lieu également dans le cadre de subsides individuels financés par le FNS (jusqu’à max. 50 000 francs), les coûts des appareils peuvent être imputés aux subsides du FNS par l’unité d’infrastructure gestionnaire comme coûts d’utilisation des infrastructures liés au projet. Les nœuds de calcul des centres informatiques hautes performances sont un exemple de ces petits appareils.

Séparation des coûts salariaux pour l’utilisation et la mise à disposition


Dans de nombreux cas, l’utilisation liée au projet des appareils (imputable) ainsi que leur entretien et leur administration générale (non imputables) relèvent des mêmes personnes. Dans de telles situations, la personne responsable de l’infrastructure en question procède à une répartition des coûts salariaux entre ces trois catégories. Le FNS peut vérifier la plausibilité de cette répartition en comparant des prestations similaires dans différentes hautes écoles.

Ateliers et élevages d’animaux

Les ateliers et élevages d’animaux peuvent uniquement facturer des prestations directement liées au projet de recherche. L’élevage et la reproduction des souches habituelles d’animaux de laboratoire, qui sont indépendants des expérimentations menées, sont en particulier considérés comme relevant du fonctionnement habituel et, par conséquent, comme non imputables.

Utilisation des infrastructures en dehors de l’institution hôte

Ce règlement s’applique aussi à la facturation des prestations effectuées par les unités d’infrastructures en dehors de l’institution hôte.

Introduction, phase de test

L’exercice 2018 constitue une phase de test. Le FNS observera comment la pratique nouvellement introduite au sein du FNS et des hautes écoles ainsi que les coûts imputés aux subsides évoluent.

Exemple de document à annexer aux factures

Annexe à une facture pour le décompte des coûts liés à l’utilisation d’un microscope électronique à balayage. Sur la facture, un tarif de 49 francs par heure d'utilisation est imputé sur le subside du FNS.

Structure tarifaire microscopie électronique à balayage, département x, université y
Document annexé à la facture destiné au FNS
Salaires et charges sociales du personnel pour utiliser les équipements30 francs / heure d’utilisation
Consommables19 francs / heure d’utilisation
Produits chimiques
Coûts énergétiques
Coûts d’acquisition des appareils avec une durée d’utilisation ≤ 4 ans
Autres coûts directs d’utilisation
Total coûts 49 francs / heure d’utilisation

Important : la prestation réalisée et l’infrastructure de recherche concernée doivent être clairement mentionnées dans le document annexé à la facture.