Imputation des coûts relatifs à l’utilisation des infrastructures internes des hautes écoles

Imputation des coûts relatifs à l’utilisation des infrastructures internes des hautes écoles

Situation

Le nouveau règlement des subsides du Fonds national suisse du 27 février 2015 autorise à imputer aux subsides du FNS des « coûts directs pour l'utilisation d'infrastructures liés à la réalisation du projet de recherche » (art. 28 RS).

Les articles 2.12 (Frais d’exploitation : temps de traitement et données) et 2.15 (Coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures) du règlement d’exécution général relatif au RS stipulent par ailleurs que « les coûts généraux liés à la maintenance et à l’entretien des infrastructures » ne sont pas imputables.

Le présent document explique comment ces dispositions sont mises en œuvre par le FNS, qui vise à atteindre les objectifs suivants :

  • une mise en œuvre partenariale qui reflète la collaboration à long terme entretenue avec les institutions dans le cadre de la gestion des subsides ;
  • une mise en œuvre qui réponde autant que possible aux exigences des programmes de recherche européens ;
  • une mise en œuvre qui induise une charge administrative limitée pour toutes les parties concernées.

Principe de la mise en œuvre

  • 1. Chaque facture liée à l’utilisation d’infrastructures de recherche imputée à un subside du FNS doit être accompagnée d’un document annexe attestant de la plausibilité du tarif facturé et explicitant les coûts encourus.
  • 2. Les infrastructures principales (core facilities) doivent de plus établir un récapitulatif détaillé de leurs tarifs en ventilant les coûts en fonction des catégories définies par le FNS. Ce récapitulatif détaillé est archivé au FNS et actualisé en cas de besoin ou de modifications.

Coûts imputables pour l’utilisation d’infrastructures

Au sens du présent règlement, les infrastructures sont des unités internes aux hautes écoles qui fournissent des prestations de services nécessaires à la réalisation d’un projet de recherche, mais ne relevant pas de l’équipement de base et du fonctionnement habituel d’une installation scientifique.

Les prestations de services fournies dans les domaines de l’administration, du transfert de technologie, de l’interface avec la Commission cantonale d'éthique (CCE), des services informatiques généraux, de la communication, des ressources humaines, de la finance, de la gestion immobilière, du matériel et des services logistiques, etc. sont considérées relever du fonctionnement habituel d’une installation de recherche.

Les ateliers et élevages d’animaux peuvent uniquement facturer les aspects de leurs prestations qui servent directement à la réalisation du projet de recherche. L’élevage et la reproduction des souches habituelles d’animaux de laboratoire, qui sont indépendants des expérimentations menées, sont en particulier considérés comme relevant du fonctionnement habituel et, par conséquent, comme non imputables. À l’inverse, les prestations directement liées à la réalisation d’expérimentations peuvent être imputées aux subsides du FNS.

Catégories de coûts

Dans l’annexe documentant la plausibilité des tarifs jointe aux factures comme dans le récapitulatif détaillé des installations principales, les coûts doivent être ventilés en fonction des catégories suivantes.

Catégories de coûtsRemarques
Coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures (imputables)
Salaires et charges sociales du personnel pour utiliser les équipementsCouvrent les charges qui sont directement liées au traitement de l’objet de la recherche
Consommables
Produits chimiques
Coûts énergétiquesUniquement pour les équipements présentant des coûts énergétiques variables significatifs dépassant nettement le niveau habituel
Coûts d’acquisition des appareils avec une durée d’utilisation ≤ 4 ansUniquement lorsque ceux-ci ont pu être acquis dans le cadre de subsides du FNS (≤ 50 000 francs par projet FNS)
Autres coûts directs d’utilisation
Coûts directs liés à la mise à disposition des infrastructures (non imputables)
Salaires et charges sociales du personnel pour entretenir les équipements
Contrats de maintenance, frais de réparation
Amortissement des appareils de recherche
Autres coûts directement liés aux infrastructures
Coûts indirects (non imputables)
Frais d’administration et de gestion
Entretien
Autres frais généraux
Autres frais comptables et overhead
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Maintenance, entretien, amortissements

Les frais de maintenance et d’entretien ne sont pas imputables et désignent toutes les mesures administratives et techniques qui servent à maintenir ou à rétablir la capacité de fonctionnement d’un appareil / d’une infrastructure.

Les contrats de maintenance et les frais de réparation en font partie, de même que les frais d’administration et de gestion et les salaires (ou les parts salariales) du personnel assurant l’entretien d’un appareil / d’une infrastructure.

L’amortissement des appareils de recherche n’est pas considéré comme un coût direct de la recherche et ne peut pas être imputé dans le cadre des subsides du FNS.

Petits appareils d’une durée d’utilisation ≤ 4 ans

Les petits appareils dont la durée d’utilisation est inférieure à quatre ans, dont l’utilisation se classe entre les consommables et les équipements et dont l’acquisition a pu avoir lieu dans le cadre de subsides individuels financés par le FNS, peuvent être imputés comme coûts directs. Le montant maximal imputable pendant chaque subside FNS s’élève à 50 000 francs. Les nœuds de calcul des centres informatiques hautes performances constituent par exemple de tels petits appareils.

Séparation des coûts salariaux pour l’utilisation et la mise à disposition

Dans de nombreux cas, l’utilisation directe des appareils (imputable) et leur entretien (non imputable) relèvent des mêmes personnes, qui sont souvent aussi responsables de leur administration générale (non imputable). La répartition des coûts salariaux en matière d’utilisation directe, d’entretien et de coûts indirects est effectuée du mieux possible par le gestionnaire des installations. Le FNS peut procéder à un contrôle en comparant des prestations similaires dans différentes hautes écoles.

Séparation des petites et des grosses infrastructures (core facilities)

En plus de l’annexe documentant la plausibilité des tarifs jointe à chaque facture, les grosses infrastructures doivent archiver au FNS un récapitulatif détaillé de leurs tarifs en ventilant les coûts selon différentes catégories (voir exemple en annexe). Les installations principales (core facilities) d’une haute école sont considérées comme de grosses infrastructures au sens des présentes dispositions. Durant une première phase de mise en œuvre, le FNS laisse aux hautes écoles la possibilité de définir quelles sont les autres infrastructures auxquelles il incombe de fournir un récapitulatif détaillé. Les hautes écoles signalent aux FNS les installations définies comme de « grosses infrastructures ».

Tarifs

Seuls les tarifs découlant de la facturation de coûts directs peuvent être imputés aux subsides du FNS. Si une facture comprend des rabais, le FNS supporte uniquement les coûts devant effectivement être réglés.

Prestations réalisées pour des chercheurs assumant différents rôles et en dehors de l’institution à laquelle l’infrastructure appartient

Que leur réalisation soit mandatée par des requérant-e-s ou des partenaires de projet, les règlements du FNS s’appliquent à toutes les prestations en lien avec les recherches effectuées dans le cadre d’un projet encouragé par le FNS et, le cas échéant, également aux travaux exécutés dans le cadre d’un accord de sous-traitance.

Ces règlements s’appliquent aussi dans le cas où des travaux liés à des projets soutenus par le FNS sont effectués pour des chercheurs issus d’autres institutions.

Directives et contrôles du FNS

Les hautes écoles et le FNS travaillent en étroite collaboration pour assurer la gestion des subsides. La mise en œuvre des dispositions relatives à la facturation des coûts directs doit s’appuyer sur cette collaboration fructueuse. Le FNS prévoit de renoncer à recourir à des audits, ou à des procédures similaires, pour contrôler les coûts facturés par les installations de recherche. À l’inverse, les hautes écoles peuvent naturellement procéder à leurs propres audits (rendus par exemple nécessaires par l’encouragement de la recherche relevant de l’UE) afin de documenter les coûts encourus. La comparaison de prestations similaires réalisées dans différentes hautes écoles permet au FNS un certain contrôle des coûts. En cas de besoin, le FNS peut demander à l’installation de recherche d’attester de la plausibilité des coûts facturés.

Introduction, phase de test

Depuis l’introduction du nouveau règlement des subsides, le FNS peut uniquement prendre en charge les coûts directs pour l’utilisation d’infrastructures de recherche. Dans le but d’assurer une gestion harmonieuse des subsides, les hautes écoles et les infrastructures concernées doivent durant le premier trimestre 2017 :

  • signaler les grosses installations au FNS et présenter pour ces dernières un récapitulatif détaillé des coûts et des tarifs correspondants ;
  • mettre en œuvre les directives définies pour les documents à annexer aux factures.

L’exercice 2017 constitue pour le FNS une phase d’introduction et de test. Il observera comment la pratique nouvellement introduite au sein du FNS et des hautes écoles et les coûts imputés aux subsides évoluent et procèdera, le cas échéant, à des modifications une fois la phase d’introduction achevée. Le FNS est reconnaissant aux hautes écoles des retours d’informations qu’elles souhaiteront effectuer à cet égard.

Exemple de document à annexer aux factures

Annexe à une facture pour le décompte des coûts liés à l’utilisation d’un microscope électronique à balayage. Sur la facture, un tarif de 49 francs par heure d'utilisation est imputé sur le subside du FNS.

Structure tarifaire microscopie électronique à balayage, département x, université y
Document annexé à la facture destiné au FNS
Salaires et charges sociales du personnel pour utiliser les équipements30 francs / heure d’utilisation
Consommables19 francs / heure d’utilisation
Produits chimiques
Coûts énergétiques
Coûts d’acquisition des appareils avec une durée d’utilisation ≤ 4 ans
Autres coûts directs d’utilisation
Total coûts 49 francs / heure d’utilisation

Important : la prestation réalisée et l’infrastructure de recherche concernée doivent être clairement mentionnées dans le document annexé à la facture.