g) Quels aspects administratifs et coûts supplémentaires potentiels doivent être pris en compte lors du choix d’un institut hôte pour une bourse de mobilité du FNS?

Veuillez clarifier dès que possible les éventuelles conditions liées à un séjour dans votre institution d'accueil. Certaines de ces institutions astreignent par exemple les bénéficiaires de bourses à verser une contribution pour leur overhead. Cependant, le FNS ne prend en charge aucuns frais d'overhead pour des institutions d'accueil à l'étranger. Parfois, il arrive également que l'institution d'accueil requiert des moyens pour couvrir les frais de recherche. Dans ce cas, le FNS ne peut verser un montant pour ces frais (d'au maximum 3000 francs par an) qu'à certaines conditions précises. Selon un usage courant dans le monde scientifique, les boursières et boursiers arrivant avec leur propre subside à l’entretien personnel doivent bénéficier d’un soutien adéquat de l’institut hôte qui les accueille ; ce soutien se mesure également à l’aune de l’infrastructure et du matériel mis à disposition. À cet égard, veuillez consulter le point 10.2 du set d'information "Bourses de mobilité FNS ". Veuillez également clarifier votre statut auprès de l'institution d'accueil. Il arrive en effet que certaines institutions d'accueil, notamment en France, exigent que les bénéficiaires de bourses soient officiellement employés chez elles et que le FNS verse la bourse directement sur un compte de l’institut d’accueil. Dans ce cas, il se peut qu'une grande part de la bourse soit utilisée pour payer les charges sociales, ce qui réduit d'autant le montant disponible pour couvrir les frais d'entretien personnel. Une autre solution, éventuellement envisageable pour maintenir intact le montant de la bourse, est que le/la bénéficiaire de bourse examine la possibilité avec son institution d’accueil en France de signer une «convention d’accueil pour chercheur/chercheuse bénévole» (statut similaire à celui des chercheurs/chercheuses émérites).

Certains instituts d’accueil, notamment aux Etats-Unis, exigent pour leurs chercheur-e-s un certain montant minimal, qui peut dépendre de l’âge académique après le PhD. Veuillez clarifier la situation dès que possible avec le service compétent de l’institut d’accueil. Les montants définis par le FNS sont contraignants pour l’année de l’octroi. Même si l’institut d’accueil augmente les exigences financières, le FNS ne peut pas adapter les montants des bourses octroyées. Dans un tel cas, le FNS s’attend à ce que l’institut hôte concerné couvre une éventuelle lacune financière.