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    Kurzanleitung: Spesen und Entschädigungen im SNF-Portal

    Diese Kurzanleitung beschreibt, wie Spesen und Entschädigungen im SNF-Portal erfasst werden können. Die Anleitung basiert auf dem Entschädigungsreglement, das unter dem folgenden Link (PDF) abgelegt ist.

    Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an den SNF Portal SupportExternal Link Icon. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei SNSF Grant Management.

    • Bereich «Spesen & Entschädigungen» öffnen

      Dropdown Icon
      • Anmeldung im SNF PortalExternal Link Icon mit persönlichen Login-Daten
      • Klick auf Profil-Icon in der Navigationsleiste oben rechts
      • Auf der Liste die Option «Spesen & Entschädigungen» anwählen
      Bild 1: Bereich «Spesen & Entschädigungen»

      Es ist auch möglich, auf der «Home»-Seite im Bereich «Profil & CV» die Option «Spesen & Entschädigungen» anzuwählen.

    • Antrag für Spesen und Entschädigungen erstellen

      Dropdown Icon
      • Auf Schaltfläche «Anfrage erstellen» klicken
      • «Sitzung» oder «Andere» anwählen. Wenn möglich, die genaue Sitzung angeben, für die Spesen oder Entschädigungen beantragt werden.
      • Nach der Wahl der Sitzung, zeigt das System alle Sitzungen der letzten drei Monate sowie zukünftige Sitzungen an.
      Bild 2: Anfrage erstellen

    • Anfrage bearbeiten

      Dropdown Icon
      • Die Anfrage hat jetzt den Status «Entwurf».
      • Durch einen Klick auf die drei Punkte, kann die Anfrage gelöscht oder bearbeitet werden (z.B. Änderung des Titels, der Sitzung oder der Zahlungsinformationen) – je nach Wahl.
      • Um neue Spesen oder Entschädigungen zu erfassen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche «Spesen / Entschädigungen hinzufügen»
      Bild 3: Anfrage bearbeiten

      Entweder Spesen (z.B. Reisekosten) oder Entschädigung (Tagespauschale) wählen

      Das Datum der Position entspricht dem Datum, an dem die Spesen (Ankunftstag bei Hotelübernachtungen) oder Entschädigungen anfielen.

      Spesen in Fremdwährungen müssen in Schweizer Franken angegeben werden. Der SNF empfiehlt den folgenden WährungsrechnerExternal Link Icon.

      Alle obligatorischen Felder müssen ausgefüllt werden (z.B. Reisedatum, Reisezweck)

      Bei Spesenvergütungen müssen die nötigen Zahlungsbestätigungen als PDF oder JPEG hochgeladen werden: Auf «Beleg hochladen» klicken, um Bestätigungen hochzuladen (z.B. Quittungen oder Tickets)

      Bild 4: Spesenvergütung hinzufügen
      • Um eine Position abzuschliessen, auf «Hinzufügen und speichern» klicken. Die einzelnen Spesenbeträge und Entschädigungen sind alle als eigene Position zu erfassen. Alle Spesen und Entschädigungen in Zusammenhang mit einer Sitzung sollten gemeinsam als eine Anfrage eingereicht werden.

    • Überprüfen und einreichen

      Dropdown Icon
      • Überprüfung aller Angaben
      • Zum Abschliessen auf «Einreichen» klicken
      • Der Status der Anfrage ist jetzt auf «Eingereicht». Die Abteilung Grant Management wird die Anfrage nun überprüfen und Sie wenn nötig kontaktieren
      Bild 5: Antrag eingereicht

    • Überarbeitung (wenn nötig)

      Dropdown Icon
      • Wenn der SNF zusätzliche Informationen benötigt, wird ein E-Mail verschickt, in dem die Statusänderung der Anfrage kommuniziert wird
      • Wenn eine Überarbeitung nötig ist, bekommt die Anfrage wieder den Status «Entwurf» und Änderungen können erfasst werden. Kommentare des Grant Management sind unter dem Icon «Notiz» zu finden.
      • Die Kommentare des Grant Management erklären, was gemacht werden muss.
      Bild 6: Kommentarbereich
      • Nehmen Sie die nötigen Anpassungen der Anfrage oder der einzelnen Positionen vor.
      • Anfrage erneut einreichen.

    • Ablehnung oder Bewilligung

      Dropdown Icon
      • Sobald ein Entscheid (Ablehnung oder Bewilligung) vorliegt, wird ein E-Mail verschickt, das über die Status-Änderung informiert.
      • Der Status der Anfrage wird angezeigt. Wenn die Anfrage abgelehnt wurde, findet sich die Begründung im Kommentarbereich (Icon «Notiz»)
      Bild 7: Antrag bewilligt